Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 mars 2026

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment Proxia Solutions (ci-après « Proxia », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de l'exploitation de la plateforme Proxia (la « Plateforme ») au Québec.

Cette Politique vise à respecter, notamment :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1);
• les exigences introduites par la Loi 25 (notamment transparence, gouvernance, incidents de confidentialité, droits des personnes concernées, etc.);
• et, lorsque applicable, les dispositions pertinentes du Code civil du Québec.

En utilisant la Plateforme, vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette Politique. Le traitement de vos renseignements personnels demeure encadré par la loi, même si vous refusez certains consentements; toutefois, certains services pourraient alors être indisponibles.

1. Définitions

1.1 « Renseignement personnel » : tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l'identifier, directement ou indirectement.

1.2 « Client » : personne physique qui soumet une demande de service via la Plateforme.

1.3 « Professionnel » : personne/entreprise qui demande à joindre ou utilise le réseau Proxia pour recevoir des opportunités et acheter des leads.

1.4 « Demande » : demande de service soumise par un Client (titre, description, secteur géographique, etc.), incluant toute pièce jointe.

1.5 « Lead » : accès payant, par un Professionnel, aux coordonnées complètes d'un Client et/ou aux pièces jointes associées à une Demande.

1.6 « Fournisseur » : tout tiers qui fournit des services à Proxia (hébergement, courriels, paiement, analytique, sécurité, etc.).

1.7 « Incident de confidentialité » : accès, utilisation, communication, perte ou autre atteinte non autorisée à des renseignements personnels, au sens de la loi.

2. Qui est responsable des renseignements personnels?

2.1 Organisation responsable. Proxia est responsable des renseignements personnels qu'elle détient ou confie à des Fournisseurs dans le cadre de la Plateforme.

2.2 Responsable de la protection des renseignements personnels. Conformément aux exigences applicables, Proxia désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

3. Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 4.

3.1 Renseignements fournis par les Clients

• Identification et contact : prénom, nom, courriel, numéro de téléphone.
• Informations sur la Demande : titre, description du besoin, secteur géographique (ex. ville/arrondissement/quartier), préférences ou contraintes.
• Pièces jointes : photos et documents que le Client choisit de téléverser.
• Communications : contenu des échanges avec Proxia (ex. questions, plaintes, suivi).

3.2 Renseignements fournis par les Professionnels

• Identification et contact : nom, nom commercial, courriel, téléphone, adresse d'affaires (si fournie).
• Informations professionnelles : secteurs desservis, catégories de services, disponibilités, informations de conformité (ex. licences/numéros/assurances si demandés), toute information fournie lors de l'inscription.
• Historique d'utilisation : opportunités reçues, leads achetés, communications et interactions.

3.3 Renseignements de paiement

• Les paiements peuvent être traités par un Fournisseur de paiement. Proxia peut recevoir des informations de transaction (ex. statut du paiement, montant, date, identifiant de transaction).
• Proxia ne devrait pas recevoir ni conserver les numéros complets de carte de crédit si le Fournisseur de paiement gère la saisie et la tokenisation.

3.4 Renseignements techniques (site et sécurité)

Selon la configuration et les témoins (cookies), nous pouvons recueillir :

• adresse IP, type d'appareil, navigateur, pages visitées, date/heure, identifiants techniques;
• données de journalisation (logs) pour la sécurité, la prévention de fraude et le diagnostic d'erreurs.

4. À quelles fins utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements personnels notamment pour :

4.1 Fournir la Plateforme et exécuter les services

• recevoir et traiter les Demandes des Clients;
• transmettre des opportunités aux Professionnels présélectionnés;
• permettre l'achat de Leads et donner accès aux coordonnées complètes;
• envoyer des courriels transactionnels (ex. confirmations, avis, informations liées à la Demande/Lead).

4.2 Assurer la sécurité et prévenir les abus

• prévenir la fraude, le harcèlement, les comportements abusifs;
• gérer les incidents, vérifier l'intégrité des systèmes, maintenir des logs de sécurité.

4.3 Gérer l'exploitation et améliorer la Plateforme

• analyser la performance, résoudre les bogues, améliorer l'expérience utilisateur;
• produire des statistiques internes (idéalement sous forme agrégée/désidentifiée lorsque possible).

4.4 Respecter nos obligations légales

• répondre à des demandes d'accès, rectification, retrait de consentement;
• se conformer à des ordonnances, obligations fiscales/administratives, ou exigences réglementaires.

4.5 Communications

• répondre aux demandes de soutien;
• envoyer des communications administratives importantes.

4.6 Marketing

• envoyer des communications marketing au sujet de Proxia uniquement si permis et, lorsque requis, avec consentement.
• Vous pouvez vous désabonner à tout moment via les mécanismes prévus (lorsqu'applicable).

5. Sur quelle base traitons-nous les renseignements personnels?

5.1 Consentement et nécessité. Selon le contexte, le traitement est fondé sur :

• votre consentement (explicite ou implicite, selon la sensibilité et les circonstances);
• la nécessité de fournir le service demandé (ex. traiter une Demande, transmettre une opportunité, livrer un Lead);
• nos intérêts légitimes en matière de sécurité, prévention des abus et amélioration, dans la mesure permise par la loi.

5.2 Retrait du consentement. Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des limites légales et contractuelles. Le retrait peut empêcher Proxia de fournir certains services (ex. si nous ne pouvons plus vous contacter).

6. Comment communiquons-nous les renseignements personnels?

6.1 Règle générale

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les rendons pas publics.

6.2 Communication aux Professionnels (côté Client)

• Partage initial (sans paiement) : Proxia communique uniquement le titre, la description, le secteur géographique et le prénom du Client à certains Professionnels sélectionnés.
• Après achat d'un Lead : Proxia communique au Professionnel acheteur les coordonnées complètes (nom complet, courriel, téléphone) et, le cas échéant, les pièces jointes associées à la Demande, selon ce qui est offert au moment de l'achat.

Le Client comprend que plus d'un Professionnel peut acheter l'accès à une même Demande, puisque Proxia limite le nombre de destinataires mais n'offre pas nécessairement l'exclusivité.

6.3 Communication aux Fournisseurs

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des Fournisseurs qui nous aident à exploiter la Plateforme (hébergement, envoi de courriels, traitement des paiements, sécurité, analytique). Ces Fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements personnels que pour exécuter leurs services pour Proxia, selon des engagements de confidentialité et de sécurité.

6.4 Communication pour des motifs légaux

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels si la loi l'exige ou le permet, notamment pour :

• répondre à une ordonnance, un mandat, ou une demande d'un organisme compétent;
• protéger nos droits, notre sécurité, nos utilisateurs, ou prévenir une fraude.

7. Où sont hébergés les renseignements et transferts hors Québec?

7.1 Hébergement. Les renseignements personnels peuvent être hébergés au Canada ou à l'extérieur du Québec, selon nos Fournisseurs.

7.2 Transferts hors Québec. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, Proxia prend des mesures raisonnables pour assurer une protection adéquate, conformément aux exigences applicables (incluant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requise).

8. Combien de temps conservons-nous les renseignements?

8.1 Principe. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les fins décrites, puis nous les détruisons, anonymisons ou désidentifions, sous réserve des obligations légales.

9. Mesures de sécurité

9.1 Mesures. Proxia met en place des mesures de sécurité raisonnables, incluant, selon le cas :

• contrôle d'accès, authentification, gestion des permissions;
• chiffrement en transit (TLS) et, lorsque applicable, au repos;
• journalisation et surveillance;
• mesures organisationnelles (politiques internes, accès au besoin de connaître).

9.2 Limites. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est infaillible. Vous utilisez la Plateforme à vos risques, sous réserve des lois applicables.

10. Cookies, témoins et technologies similaires

10.1 Témoins essentiels. Nous pouvons utiliser des témoins nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

10.2 Témoins non essentiels (si applicable). Les témoins d'analytique ou de marketing, s'ils sont utilisés, seront soumis aux exigences applicables (incluant, lorsque requis, un mécanisme de consentement/refus).

10.3 Gestion. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser certains témoins, mais certaines fonctionnalités pourraient être affectées.

11. Vos droits (accès, rectification, retrait, plainte)

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

11.1 Accéder à vos renseignements personnels détenus par Proxia.

11.2 Rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

11.3 Retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci (avec les limites mentionnées).

11.4 Demander la suppression lorsque applicable (ex. si les renseignements ne sont plus nécessaires), sous réserve des obligations légales de conservation.

11.5 Porter plainte auprès de Proxia, puis, si nécessaire, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour exercer vos droits, contactez le Responsable PRP (section 2.2). Proxia pourra exiger une preuve d'identité raisonnable.

12. Renseignements concernant les mineurs

La Plateforme n'est pas destinée aux mineurs. Nous ne cherchons pas à recueillir sciemment des renseignements personnels de mineurs. Si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements, contactez-nous pour que nous évaluions la situation.

13. Communications et utilisation par courriel

13.1 La Plateforme fonctionne notamment via des transmissions par courriel. Vous reconnaissez que :

• la réception dépend de votre fournisseur de courriel et de vos paramètres (pourriels, filtres, blocages);
• vous êtes responsable de fournir un courriel valide et de le maintenir à jour.

13.2 Nous pouvons conserver une trace des communications pour fins de service, sécurité et conformité.

14. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, Proxia appliquera les obligations légales applicables, incluant :

• l'évaluation du risque de préjudice sérieux lorsque requis;
• la tenue d'un registre des incidents;
• les avis aux personnes concernées et/ou à l'autorité compétente lorsque requis.

15. Modifications à la Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique en tout temps. La version en vigueur sera publiée sur la Plateforme et indiquera la date de mise à jour. Votre utilisation continue de la Plateforme après la publication d'une mise à jour signifie que vous en avez pris connaissance.